Einen Nachweis öffnen
Wechseln Sie in der Trainingsübersicht auf das Register Durchgeführt und klicken Sie die gewünschte Zeile an.
Der Nachweis öffnet sich im Lesemodus mit dem Hinweis: „Erfasste Trainings sind Nachweise und werden nicht überschrieben."
Sie sehen Mitarbeiter, Trainingskurs, Durchführungsdatum, Ergebnis, Trainer, Anbieter, Ort, Dauer, Zertifikatsnummer und Bemerkung. Darunter stehen unter Hinterlegte Dokumente alle Nachweisdateien.
Unten stehen drei Aktionen: Schließen, Training stornieren und Korrigieren.
Einen Nachweis korrigieren
Klicken Sie auf Korrigieren. Der Dialog wechselt in den Korrekturmodus mit dem Hinweis: „Jede Änderung wird mit Vorher, Nachher und Begründung protokolliert."
Bearbeitbar sind:
Durchgeführt am (Pflicht)
Ergebnis (Pflicht)
Anbieter, Trainer, Ort
Dauer in Stunden, Zertifikatsnummer
Bemerkung
Begründung der Korrektur (Pflicht) — warum wird dieser Nachweis korrigiert?
Ohne Begründung bleibt der Speicherbutton als Begründung fehlt gesperrt. Mit Korrektur verwerfen verlassen Sie den Modus, ohne etwas zu ändern.
Auch im Korrekturmodus können Sie Dokumente hinzufügen oder entfernen. Jeder Vorgang wird protokolliert — ein entferntes Dokument bleibt im Protokoll vermerkt.
Ändern Sie Datum oder Ergebnis, wird die Fälligkeit der zugehörigen Trainingsposition neu berechnet. Der Wechsel von Bestanden auf Teilgenommen nimmt der Position also ihren Startpunkt-Vorschub.
Einen Nachweis stornieren
Wurde ein Training versehentlich erfasst — etwa für die falsche Person aus einem Sammeltermin —, verwenden Sie Training stornieren. Sie geben eine Begründung an; der Nachweis wird als storniert geführt.
Er wird nie hart gelöscht. Der Vorgang bleibt nachvollziehbar, und die betroffene Trainingsposition kehrt zu ihrer vorherigen Fälligkeit zurück.
Entscheidungshilfe
Situation | Richtige Aktion |
Schulung ist erledigt | Training erfassen |
Schulung steht an, Termin bekannt | Durchführung planen (Kalendersymbol) |
Angaben im Nachweis sind falsch | Korrigieren mit Begründung |
Der Nachweis gehört gar nicht zu dieser Person | Training stornieren mit Begründung |
Der Kurs wird nicht mehr geschult | Trainingskurs auf inaktiv setzen |
Ein Mitarbeiter braucht den Kurs nicht mehr | Rolle am Mitarbeiter entfernen |
Grundregeln für saubere Nachweise
Erfassen Sie zeitnah. Nachträge sind möglich, aber jede Verzögerung erhöht das Risiko falscher Daten.
Prüfen Sie das Ergebnis vor dem Speichern. Es entscheidet allein darüber, ob die Fälligkeit weiterrollt.
Prüfen Sie bei Sammelterminen die Teilnehmerliste. Ein zu viel gesetzter Haken erzeugt einen Nachweis, der später storniert werden muss.
Begründen Sie Korrekturen aussagekräftig. „Korrektur" hilft niemandem; „Ergebnis war Teilgenommen, nicht Bestanden — Prüfung erst am 12.03. abgelegt" schon.
Hängen Sie Dokumente an. Ohne Teilnahmebestätigung bleibt die Dokumentation offen.
Löschen Sie nichts. Stornieren und Deaktivieren erhalten die Historie.
Zurück zum Anfang: Das Trainingsmodul im Überblick