Einen Nachweis öffnen
Wechsle in der Trainingsübersicht auf das Register Durchgeführt und klicke die gewünschte Zeile an.
Der Nachweis öffnet sich im Lesemodus mit dem Hinweis: „Erfasste Trainings sind Nachweise und werden nicht überschrieben."
Du siehst Mitarbeiter, Trainingskurs, Durchführungsdatum, Ergebnis, Trainer, Anbieter, Ort, Dauer, Zertifikatsnummer und Bemerkung. Darunter stehen unter Hinterlegte Dokumente alle Nachweisdateien.
Unten stehen drei Aktionen: Schließen, Training stornieren und Korrigieren.
Einen Nachweis korrigieren
Klicke auf Korrigieren. Der Dialog wechselt in den Korrekturmodus mit dem Hinweis: „Jede Änderung wird mit Vorher, Nachher und Begründung protokolliert."
Bearbeitbar sind:
Durchgeführt am (Pflicht)
Ergebnis (Pflicht)
Anbieter, Trainer, Ort
Dauer in Stunden, Zertifikatsnummer
Bemerkung
Begründung der Korrektur (Pflicht) — warum wird dieser Nachweis korrigiert?
Ohne Begründung bleibt der Speicherbutton als Begründung fehlt gesperrt. Mit Korrektur verwerfen verlässt du den Modus, ohne etwas zu ändern.
Auch im Korrekturmodus kannst du Dokumente hinzufügen oder entfernen. Jeder Vorgang wird protokolliert — ein entferntes Dokument bleibt im Protokoll vermerkt.
Änderst du Datum oder Ergebnis, wird die Fälligkeit der zugehörigen Trainingsposition neu berechnet. Der Wechsel von Bestanden auf Teilgenommen nimmt der Position also ihren Startpunkt-Vorschub.
Einen Nachweis stornieren
Wurde ein Training versehentlich erfasst — etwa für die falsche Person aus einem Sammeltermin —, verwende Training stornieren. Du gibst eine Begründung der Stornierung an und klickst auf Stornierung bestätigen; der Nachweis wird als storniert geführt und fließt nicht mehr in die Fälligkeit ein.
Er wird nie hart gelöscht. Der Vorgang bleibt nachvollziehbar, und die betroffene Trainingsposition kehrt zu ihrer vorherigen Fälligkeit zurück.
Entscheidungshilfe
Situation | Richtige Aktion |
Schulung ist erledigt | Training erfassen |
Schulung steht an, Termin bekannt | Durchführung planen (Kalendersymbol) |
Angaben im Nachweis sind falsch | Korrigieren mit Begründung |
Der Nachweis gehört gar nicht zu dieser Person | Training stornieren mit Begründung |
Der Kurs wird nicht mehr geschult | Trainingskurs auf inaktiv setzen |
Ein Mitarbeiter braucht den Kurs nicht mehr | Rolle am Mitarbeiter entfernen |
Grundregeln für saubere Nachweise
Erfasse zeitnah. Nachträge sind möglich, aber jede Verzögerung erhöht das Risiko falscher Daten.
Prüfe das Ergebnis vor dem Speichern. Es entscheidet allein darüber, ob die Fälligkeit weiterrollt.
Prüfe bei Sammelterminen die Teilnehmerliste. Ein zu viel gesetzter Haken erzeugt einen Nachweis, der später storniert werden muss.
Begründe Korrekturen aussagekräftig. „Korrektur" hilft niemandem; „Ergebnis war Teilgenommen, nicht Bestanden — Prüfung erst am 12.03. abgelegt" schon.
Hänge Dokumente an. Ohne Teilnahmebestätigung bleibt die Dokumentation offen.
Lösche nichts. Stornieren und Deaktivieren erhalten die Historie.
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