Zwei Wege in die Erfassung
Aus der Zeile heraus — klicke in der Trainingsübersicht in der betreffenden Zeile auf das Erfassungssymbol. Mitarbeiter und Kurs sind dann bereits vorbelegt.
Über die Kopfzeile — der Button Training erfassen oben rechts startet mit leerem Formular. Das ist der Weg für Sammeltermine.
Schritt 1: Trainingskurs
Wähle oben den Trainingskurs. Zur Auswahl stehen die aktiven Kurse mit Code und Titel.
Diese Auswahl entscheidet darüber, welche Trainingspositionen fortgeschrieben werden.
Schritt 2: Teilnehmer — ein Nachweis je Person
Das Teilnehmerfeld ist eine Mehrfachauswahl. Du erfasst einen Sammeltermin ein einziges Mal, und das System legt für jede gewählte Person einen eigenen Nachweis an.
Hilfsmittel:
Nach Nachname suchen — Schnellfilter bei großer Belegschaft
Alle mit passender Rolle wählen — übernimmt in einem Klick alle Mitarbeiter, deren Rolle der Kurs adressiert
Auswahl leeren — setzt die Auswahl zurück
Der Zähler rechts („3 gewählt") zeigt jederzeit den Stand
Hinter jedem Namen stehen dessen Rollen — so erkennst du sofort, ob jemand versehentlich in der Liste steht.
Alle nachfolgenden Angaben — Ergebnis, Datum, Trainer, Dauer — gelten für alle gewählten Teilnehmer. Wurde eine Person nicht bestanden, erfasst du diese separat.
Schritt 3: Zeitpunkt
Heute — Standardfall
Nachtrag (früheres Datum) — für Schulungen, die bereits zurückliegen. Die Fälligkeit wird ab diesem Datum berechnet, nicht ab heute.
Der Nachtrag ist auch der Weg, um beim Aufbau des Trainingsprogramms bestehende Schulungshistorie einzupflegen.
Schritt 4: Durchführung
Trainer / Durchgeführt von — Name des Trainers
Durchführungsart — vorbelegt mit „Wie im Kurs hinterlegt", überschreibbar mit Eigenes Personal, Externer Anbieter oder Behörde / Prüfstelle
Anbieter — Schulungsanbieter oder Stelle
Ort — Ort oder Online
Dauer (h) — vorbelegt aus dem Kurs
Zertifikatsnummer — Nummer des Nachweises
Schritt 5: Ergebnis
Das Ergebnis gilt für alle gewählten Teilnehmer. Es entscheidet über die Fälligkeit:
Ergebnis | Wirkung auf die Fälligkeit |
Bestanden | Der Startpunkt wird auf das Durchführungsdatum gesetzt, die Position rollt weiter, ein gesetzter Termin wird aufgelöst |
Teilgenommen | Wird als Nachweis dokumentiert — die Fälligkeit bleibt unverändert |
Nicht bestanden | Wird als Nachweis dokumentiert — die Fälligkeit bleibt unverändert |
Das ist die zentrale Regel des Moduls: Nur „Bestanden" setzt die Fälligkeit zurück. Eine Teilnahme ohne erfolgreichen Abschluss ist dokumentiert, aber sie erfüllt die Schulungspflicht nicht.
Unter Bemerkung hältst du Inhalte, Besonderheiten und Prüfungsteile fest. Dieser Text steht später im Nachweis.
Schritt 6: Dokumente anhängen
Über Dokument hochladen hängst du Teilnahmebestätigung, Zertifikat, Prüfungsprotokoll oder Anwesenheitsliste an. Hat der Kurs einen erforderlichen Nachweis hinterlegt, bleibt die Dokumentation ohne Anhang offen — und die Trainingsübersicht zeigt das in der Spalte Dokumentation.
Nach dem Hochladen kannst du über Dokument mit KI auslesen die Angaben aus dem Dokument vorbefüllen lassen. Prüfe die vorbefüllten Felder („KI hat Felder vorbefüllt – bitte rechts prüfen.“); mit Vorbelegung verwerfen nimmst du die Vorschläge zurück. Im Dokument erkannte Teilnehmer übernimmst du über KI-Vorschlag übernehmen.
Der Button Dokument mit KI auslesen erscheint nur, wenn die KI-Auslese von Dokumenten für deine Firma unter Account → Einstellungen aktiviert ist (Standard). Ist sie ausgeschaltet, füllst du die Felder selbst aus.
Speichern
Speichern legt die Nachweise an. Der Button bleibt als Angaben fehlen ausgegraut, solange Pflichtfelder offen sind — Trainingskurs, mindestens ein Teilnehmer und das Ergebnis.
Nach dem Speichern:
bestätigt ein Banner „Training gespeichert — Fälligkeiten werden neu berechnet",
stehen die Nachweise im Register Durchgeführt,
rollen die betroffenen Trainingspositionen mit neuem Startpunkt weiter,
aktualisieren sich Ampelstatus und Restlaufzeit.
[Image blocked: Register Durchgeführt]
Alle Nachweise eines Sammeltermins bleiben als gemeinsame Erfassung verknüpft — du siehst im Register Durchgeführt also mehrere Zeilen mit identischem Datum und Kurs, eine je Teilnehmer.
Nächster Schritt: Nachweise korrigieren und stornieren