Schritt 1: Die Rolle am Mitarbeiter
Die Zuordnung läuft nicht über einzelne Namen, sondern über Rollen. Öffne Betreiber › Personal und bearbeite den Mitarbeiter.
Unter Nutzerrolle / Funktion hinterlegst du eine oder mehrere Rollen — Pilot, Flugbetriebsleiter, OPS-Manager, Mechaniker und so weiter. Über + hinzufügen vergibst du mehrere Rollen an dieselbe Person.
Das ist der eigentliche Hebel des Moduls: Wer die Rolle Pilot trägt, bekommt automatisch alle Trainingskurse, die für Piloten gelten. Kommt später ein neuer Pilot dazu, entstehen dessen Trainingspositionen ohne weiteres Zutun.
Prüfe die Rollen sorgfältig. Eine fehlende Rolle bedeutet fehlende Trainingspositionen — und die fallen niemandem auf, weil sie schlicht nicht existieren.
Schritt 2: Der Startpunkt
Solange kein Startpunkt erfasst ist, steht die Position auf Nicht initialisiert und erscheint in der Trainingsübersicht in einem blauen Hinweisbanner:
„3 Trainingspositionen ohne Startpunkt – Fälligkeit kann noch nicht berechnet werden. Training initialisieren ›"
Über diesen Link gelangst du direkt zu den betroffenen Positionen.
Wo du initialisierst
Öffne den Trainingskurs und wechsle auf das Register Mitarbeiter & Initialisierung. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Mitarbeiter dem Kurs zugeordnet sind.
Die Register Alle Mitarbeiter und Nur ohne Startpunkt helfen, bei großer Belegschaft den Überblick zu behalten.
Steht hier „Keine Mitarbeiter zugeordnet — zuerst unter Einstellungen Rollen wählen", fehlt die Rollenauswahl am Kurs, nicht der Startpunkt.
Den Startpunkt setzen
Trage in der Zeile des Mitarbeiters das Startpunkt-Datum ein und klicke auf Initialisieren.
Das Startpunkt-Datum ist das Datum des letzten belegten Trainings bzw. das Übernahmedatum bei der Erstbefüllung.
Nie raten. Der Startpunkt bestimmt jede spätere Fälligkeit. Ist das exakte Datum unbekannt, nimm das Übernahmedatum und halte das in der Bemerkung des ersten Nachweises fest.
Die drei Zustände
Zustand | Bedeutung |
Offen | Kein Startpunkt erfasst — die Fälligkeit kann nicht berechnet werden |
Initialisiert | Startpunkt gesetzt, Fälligkeit wird berechnet |
Gesperrt | Es liegen bereits erfasste Nachweise vor — der Startpunkt lässt sich nicht mehr frei ändern |
Die Sperre ist Absicht: Sobald ein Nachweis existiert, bestimmt dieser den Startpunkt. Andernfalls ließe sich die Schulungshistorie nachträglich verschieben.
Über Entfernen nimmst du eine einzelne Trainingsposition aus dem Kurs heraus. Das ist nur möglich, solange zu ihr noch keine Trainings dokumentiert sind.
Was danach passiert
Sobald der Startpunkt gesetzt ist,
berechnet das System die Fälligkeit aus Startpunkt und Intervall des Kurses,
setzt es den Ampelstatus,
erscheint die Position mit Datum und Resttagen in der Trainingsübersicht.
Sind alle Positionen initialisiert, verschwindet das Hinweisbanner.
Eine Alternative: der Startpunkt aus der Erfassung
Du musst nicht jede Position von Hand initialisieren. Erfasst du für einen Mitarbeiter ein durchgeführtes Training mit dem Ergebnis Bestanden, wird der Startpunkt auf das Durchführungsdatum gesetzt und die Position gilt als initialisiert.
Für den Aufbau eines Trainingsprogramms mit vorhandener Historie ist das oft der schnellere Weg: Du erfasst die letzte tatsächliche Schulung als Nachtrag — und hast Startpunkt und Nachweis in einem Schritt.
Nächster Schritt: Fälligkeiten prüfen, filtern und Termine planen