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Datei-Explorer: Dateien, Ordner und Versionen

Im Modul „Dokumente“ verwaltest du alle wichtigen Dateien. Du strukturierst Ordner, lädst Dokumente hoch, pflegst Revisionen und lädst Unterlagen bei Bedarf wieder herunter.

Zielgruppe

Dieser Artikel hilft Nutzern, die:

  • Dokumente strukturiert ablegen und verwalten müssen

  • Revisionsstände pflegen

  • Betriebsunterlagen schnell abrufen möchten

Voraussetzungen

Du benötigst:

  • Einen ausgewählten Betreiber

  • Berechtigungen zum Hochladen oder Bearbeiten von Dokumenten

  • Optional: eine definierte Ordnerstruktur

1. Dokumente verwalten (Schritt-für-Schritt)

  1. Öffne im Menü „Dokumente“ → „Datei-Explorer“.

  2. Nutze links die Ordnerstruktur, um Kategorien zu öffnen.

  3. Wähle einen Ordner oder Unterordner aus.

  4. Lade Dateien hoch, erstelle Ordner oder lege externe Links an.

  5. Vorschau-Fenster rechts zeigt PDFs und andere Formate direkt an.

2. Datei anlegen / hochladen

  1. Klicke oben rechts auf „Erstellen“.

  2. Wähle „Datei“.

  3. Lade die Datei hoch (max. 15 MB).

  4. Optional: hinterlege unter „Bilder“ Fotos zum Eintrag.

  5. Vergib eine Bezeichnung.

  6. Wähle den Speicherordner.

  7. Optional unter „Zusätzliche Optionen“:

    • Favorit (wird in Listen bevorzugt angezeigt)

    • Revision

    • Short Code

  8. Klicke auf „Erstellen“.

Bilder zu einer Datei hinterlegen

Bei Einträgen vom Typ Datei kannst du zusätzlich Fotos hinterlegen – zum Beispiel Bilder zu einem Inbetriebnahmeprotokoll.

  1. Lege den Eintrag über „Erstellen“ → „Datei“ an oder öffne ihn über „Bearbeiten“.

  2. Klicke unter „Bilder“ auf „+ Bild hinzufügen“ und wähle ein Foto aus.

  3. Wiederhole das für weitere Fotos. Die Anzahl steht in der Beschriftung, zum Beispiel Bilder (3).

  4. Zum Entfernen klicke auf das x an der Bildvorschau.

  5. Klicke auf „Erstellen“ bzw. „Speichern“.

Ein Klick auf eine Bildvorschau öffnet das Foto in einem neuen Tab. Beim Bearbeiten kannst du außerdem die hinterlegte Datei gegen eine neue austauschen.

Hinweis
Bilder und ausgetauschte Dateien werden erst mit „Erstellen“ bzw. „Speichern“ übernommen. Schließt du das Fenster vorher, bleibt der Eintrag unverändert. Mehr als 20 Bilder sind nicht möglich.

3. Ordner anlegen

  1. Klicke „Erstellen“ → „Ordner“.

  2. Wähle optional einen Überordner (leer = Hauptverzeichnis) und vergib eine Ordnerbezeichnung.

  3. Klicke auf „Speichern“.

  4. Der Ordner erscheint in der linken Struktur.

Den geöffneten Ordner kannst du oben neben dem Ordnerpfad über das Stift-Symbol („Ordner bearbeiten“) umbenennen bzw. verschieben oder über das Papierkorb-Symbol („Ordner löschen“) löschen. Beim Löschen werden nach einer Sicherheitsabfrage auch alle Unterordner und Dateien darin gelöscht.

4. Dokument-Aktionen

Fährst du mit der Maus über einen Eintrag der Dokumentliste, erscheinen folgende Aktionen:

  • Bearbeiten – Datei austauschen, Bilder pflegen sowie Bezeichnung, Speicherordner und Optionen ändern

  • Herunterladen – lädt die Datei lokal herunter (bei Dateien und externen Links)

  • Löschen – entfernt den Eintrag

Ein Klick auf den Eintrag öffnet rechts die Vorschau.

Mehrfachauswahl ist möglich (Checkbox links). Über „Herunterladen“ lädst du die ausgewählten Dateien gesammelt als ZIP herunter, „Aufheben“ hebt die Auswahl auf.

Dateien und Ordner kannst du per Drag & Drop in einen anderen Ordner verschieben.

5. Datei-Vorschau nutzen

Rechts erscheint die Vorschau, wenn du ein Dokument anklickst:

  • Symbole zum Herunterladen, Bearbeiten und Löschen

  • Link „Im neuen Tab öffnen“

  • Eigenschaften: Typ, Revision, Geändert, Ordner

Eine Vorschau gibt es für:

  • PDFs

  • Bilder

  • Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint)

  • externe Links

Für andere Formate erscheint „Für diesen Eintrag ist keine Vorschau verfügbar.“ Manuals und Fluggebieteübersichten öffnest du über „Im Editor öffnen“. Bei Handbüchern öffnet sich dabei die aktuelle Revision.

6. Hinweise & Besonderheiten

  • Dateien können nicht größer als 15 MB sein.

  • Beim Löschen eines Ordners werden auch alle enthaltenen Unterordner und Dateien gelöscht.

  • Der Short Code erleichtert die Zuordnung von Dokumenten (z. B. für automatische Prozesse).

  • Revisionen helfen bei Qualitäts- und Compliance-Dokumentation.

7. FAQ

Kann ich Dokumente versionieren?

Ja, über das Feld „Revision“ beim Upload.

Wie lösche ich einen Ordner?

Öffne den Ordner und klicke neben dem Ordnerpfad auf das Papierkorb-Symbol. Nach der Bestätigung werden auch alle Unterordner und Dateien gelöscht.

Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen?

Ja, über die Checkboxen und den Button „Herunterladen“ (ZIP).

Kann ich externe Links hinzufügen?

Ja, über „Erstellen“ → „Externer Link“.

Wie viele Bilder kann ich an einer Datei hinterlegen?

Bis zu 20 Bilder je Eintrag.

8. Häufige Probleme & Lösungen

❗ Datei wird nicht hochgeladen
→ Prüfe Dateigröße (max. 15 MB) und Dateiformat.

❗ Dokumente fehlen in der Liste
→ Prüfe den ausgewählten Betreiber oder Ordner.

❗ Ordner lässt sich nicht löschen oder bearbeiten
→ Vorlagen-Ordner können nicht bearbeitet oder gelöscht werden; die Symbole werden dort nicht angezeigt.

9. Weiterführende Artikel

  • Genehmigungen hinterlegen

  • Fluggebietsübersicht

  • UAS-Dokumente verwalten

Zu e-Docs aus Vorlagen erstellen
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